从“纸间”到“指尖”的嬗变
档案数字化建设是干部人事档案工作适应时代和社会发展的必然选择，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为组织工作服务能力的必要手段。
近年来，吉安市始终注重加强干部人事档案信息化建设，科学规划，突出重点，有序推进，特别是在省委组织部的关心指导下，在全省率先启动了干部人事档案数字化试点工作，干部人事档案科学化、规范化、现代化管理水平得到明显提升。
档案数字化建设启动以来，按照“试点先行、分步实施”的要求，优先选择基础条件较为成熟的吉州区委组织部，作为县一级试点单位，与市一级同步推进，形成了市县联动、经验互补的试点工作格局。
在吉州区试点成功的基础上，市管干部档案数字化工作于2017年11月份正式启动，历时11个月，完成了37万多页在职市管干部档案数字化制作工作。
项目建成后，以服务干部考察、案件办理、社保办理和财产公证等查询600余人次，档案查借阅所花费的时间仅为原来的三分之一，有效提高了工作效率，为快速高效掌握干部基本情况，更好地服务全市干部管理工作提供了信息化支撑，有效发挥干部档案材料凭证、依据和参考作用，干部档案开始迈入数字化时代，真正实现了档案从“纸间”到“指尖”的嬗变。
强化领导，周密部署
为数字化档案制作提供坚强的组织保障
部务会班子及成员多次召开部务会专题进行了研究，听取试点工作情况汇报。市委常委、组织部长李镇发同志三次做出重要批示，要求干部档案数字化工作要努力瞄准最高水平，打造精品工程，创造一流业绩。在部领导的高位推动下，较短时间内实现了人员、经费、场所“三到位”，确定了具体工作方案及操作流程，为试点工作提供了强有力的组织保障。
关口前移，重心下移
建立健全档案材料收集归档机制
严格按照中组部《干部档案审核验收标准》和分类要求，在干部人事档案信息专项审核的基础上，进一步规范干部人事档案材料的收集、鉴别与归档制度，严把材料入口关。
建立《市管干部人事档案缺件管理台帐》，对符合规范要求的补充材料，由单位组织人事部门制作《档案材料移交单》统一审核移交归档，并实行缺件动态销号管理。对内容不完整或制作不规范的材料退回管档单位或个人再补充、再完善。对档案中存在的错件、漏件问题，专门制定回告函，书面发送给干部所在单位，在限定时间内上报补齐。
档案材料收集实行定期通报制度，通报直接寄给所在单位的一把手，有力促进档案材料的收集补充工作。试点工作开展以来，共补充收集市管干部档案散件、缺件材料1.1万余件，审核清理不属归档件和重复件3600多件，有效丰富和完善了档案基础材料。
优选公司，规范流程
加强数字化档案制作现场全程监管
选择了具备涉密信息系统集成资质和国家秘密载体印制资质的北京航星永志科技有限公司具体承办此次市管干部档案数字化制作任务，明确了工作目标、验收交付标准、安全保密和违约责任等相关内容，有效保证项目工程质量。进一步规范工作流程，加强数字化档案制作现场全程监管。
☑ 建章立制、加强培训。干部人事档案数字化主要有整理编码、高清处理、质量验收等10道工序，需拆卷逐页扫描，据粗略统计，完成一整套工序，每本档案平均要出库9次，极易导致档案丢失、损坏，必须严格执行干部档案出入库登记制度。当天出库的档案当天清点收回，不得在库房外的工作场所过夜留存。经常性开展档案安全保密培训，组织人员集中学习档案工作有关条例，及时与每一名参与干部档案数字化人员签订《保密承诺书》，强化保密安全意识。
☑ 盯紧现场、确保安全。新改造180平米的档案室，安装了甲级防火门及高压细水雾灭火系统、钢质防盗网、360度旋转红外线监控探头等安全设施，打造较为封闭安全的工作环境。先后抽调了7名经验丰富、责任心强的市直单位档案管理人员参与前期准备工作，配备1名正科级专职档案管理员现场负责，强化现场工作纪律，要求公司技术人员提供其身份证明和公安机关出具的无犯罪情况证明书，技术人员一律执行持证上岗，上下班签到打卡制度。
☑ 先行先试、总结经验。全程参与和指导档案数字化制作全流程，不断优化各个制作环节，根据整个数字化加工流程制作了一册图文并茂的《干部人事档案数字化操作规范指南》，为技术人员具体操作提供了有效参考，同时也为今后全面推开数字化档案工作提供宝贵经验。
严字当头，久久为功
把好数字档案审核关
坚持时间服从质量，坚持每本档案复核五遍以上，把好数字档案审核关。
严把复审关。首先督促外包公司对数字化档案进行至少三次审验。先利用专用软件对其录入内容自动校验，查看目录与档案材料的一致性；再由技术人员逐卷逐页进行比对复核，纠正错误；最后由专用软件进行再次校验。
严把验收关。抽调市直单位认真负责、业务能力较强的管档人员，两人一组，对纸质档案和数字档案逐卷逐页的审核验收，确保数字档案扫描不重不漏，没有残页，图片清晰。对新出现的散件进行归类整理、及时扫描归入数字化档案，保证纸质档案和数字化档案的动态一致性。
搭好平台，完善应用
着力推进干部档案数字化成果转化
依托大组工网，积极探索搭建市本级干部人事档案信息资源库和数字化档案信息管理平台，通过阅档授权，完成对数字化档案的查阅申请、审批、本地及远程查档、阅档功能，从而实现对档案信息和档案材料的收集、整理、保管、统计、查阅等工作的一系列信息化管理。逐步实现公务员统计系统、党政人才信息管理系统等平台互联互通，形成资源共享、信息互证的档案应用新模式，充分利用大数据比对功能，为领导班子和干部队伍建设提供内容丰富、信息准确、分析全面的数据参考服务，实现以被动提供服务向根据相关的信息需求主动提供服务的转变。
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